Política de
Privacidad
Información sobre la recolección, uso, conservación, seguridad y ejercicio de los derechos relacionados con los datos personales de pacientes, usuarios y visitantes.
Responsable del tratamiento
La responsable del tratamiento de los datos personales es Ana Milena Sánchez González, identificada con NIT 53117270-9, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.
Canales de atención: odontologiawhitesmile@gmail.com · 304 600 8448. Dirección: Cra. 13 #59-24, local 117, piso 2, dentro del Centro Comercial Aquarium, Bogotá D.C., Colombia.
Esta política aplica a los datos recolectados mediante el sitio web, formularios, correo electrónico, llamadas, WhatsApp, redes sociales y demás canales utilizados para la atención y prestación de servicios.
Marco normativo
El tratamiento se desarrolla conforme al régimen colombiano de protección de datos personales y a las normas especiales aplicables a la prestación de servicios de salud y odontología.
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y compilatorias.
- Decreto 1377 de 2013, en lo que permanezca vigente y resulte aplicable.
- Decreto 1074 de 2015 y las disposiciones que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
- Ley 35 de 1989, Código de Ética del Odontólogo Colombiano, y Decreto 491 de 1990.
- Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017 sobre historia clínica, junto con las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
- Ley 1480 de 2011 y Ley 2439 de 2024, cuando resulten aplicables a relaciones de consumo y comercio electrónico.
Datos personales que pueden ser recolectados
Solo se solicitarán los datos que resulten pertinentes para las finalidades informadas. Dependiendo del canal y del servicio, pueden incluir:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación, cuando sea necesario para la atención o gestión administrativa.
- Teléfono, WhatsApp, correo electrónico y datos de contacto.
- Fecha de nacimiento y datos demográficos necesarios para la atención.
- Información relacionada con antecedentes, medicamentos, alergias, diagnósticos, tratamientos, imágenes, exámenes, fórmulas, evolución clínica y demás información odontológica.
- Información de facturación, pagos, solicitudes, cotizaciones y compras.
- Información técnica básica de navegación, cookies y datos necesarios para seguridad y funcionamiento del sitio, cuando estas tecnologías sean utilizadas.
Datos sensibles y datos relativos a la salud
Los datos relativos a la salud son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento exige garantías reforzadas y, cuando corresponda, autorización explícita del titular. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad correspondiente.
Cuando la información de salud sea necesaria para prestar la atención odontológica solicitada, se tratará bajo las bases jurídicas y excepciones previstas por la legislación aplicable, respetando los principios de finalidad, necesidad, circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Las actividades no se condicionarán al suministro de datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad solicitada. La información clínica será manejada bajo reserva profesional y las reglas especiales de historia clínica.
Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para:
- Gestionar solicitudes de información y contacto.
- Agendar, confirmar, reprogramar y gestionar citas.
- Realizar valoración, diagnóstico, tratamiento, seguimiento y demás actividades propias de la atención odontológica.
- Crear, actualizar, conservar y custodiar la historia clínica y los registros odontológicos conforme a la normativa aplicable.
- Elaborar presupuestos, cotizaciones, órdenes, facturación y soportes administrativos.
- Gestionar pagos, obligaciones contables, tributarias, legales y contractuales.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de información y requerimientos de autoridades.
- Coordinar servicios, proveedores o herramientas tecnológicas necesarias para la operación, bajo las garantías legales correspondientes.
- Enviar información comercial, promociones, campañas o novedades cuando exista la autorización requerida para esa finalidad.
Autorización y tratamiento
La autorización para el tratamiento se solicitará por mecanismos físicos, electrónicos, telefónicos, digitales u otros medios legalmente admisibles que permitan demostrarla cuando sea exigible.
Para datos sensibles, cuando se requiera autorización, esta será previa, expresa e informada y se indicará la naturaleza sensible de la información y la finalidad específica. El silencio no se entenderá como autorización.
La autorización para recibir comunicaciones comerciales podrá diferenciarse de la autorización necesaria para gestionar la atención odontológica y las obligaciones legales.
Derechos de los titulares
El titular, sus causahabientes, representante o apoderado debidamente acreditado puede ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
- Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
- Solicitar la actualización, rectificación o corrección de información inexacta o incompleta.
- Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea exigible.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos ante el responsable del tratamiento.
- Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando sea procedente, teniendo en cuenta las excepciones legales y los deberes de conservación.
- Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas de protección de datos, una vez agotado el trámite interno cuando la ley así lo exija.
Historia clínica y conservación
La historia clínica es un documento privado, obligatorio y reservado. Su acceso está limitado a las personas y autoridades que tengan derecho a conocerla conforme a la ley.
Las historias clínicas se conservarán durante el término mínimo exigido por las normas especiales aplicables. De acuerdo con la Resolución 839 de 2017, el expediente de historia clínica debe retenerse y conservarse por un mínimo de quince (15) años contados desde la fecha de la última atención, sin perjuicio de términos especiales que resulten aplicables.
Por lo anterior, una solicitud de supresión de datos no necesariamente implica la eliminación inmediata de información incorporada a la historia clínica cuando exista un deber legal de conservación, custodia o reserva.
Consultas y reclamos sobre datos personales
El titular podrá presentar consultas o reclamos al correo odontologiawhitesmile@gmail.com, indicando su nombre, identificación cuando sea necesaria para verificar su identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto para recibir respuesta.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables por una sola vez por cinco (5) días hábiles adicionales cuando exista causa legal para ello y se informe oportunamente al solicitante.
Los reclamos serán tramitados conforme al procedimiento y términos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que lo desarrollen o modifiquen.
Seguridad, confidencialidad y acceso restringido
Se adoptarán medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos contra pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizados.
El personal y terceros que intervengan legítimamente en el tratamiento estarán sujetos a deberes de confidencialidad y a las obligaciones que correspondan según su función y la normativa aplicable.
La información clínica estará sometida además a las reglas de secreto profesional, reserva y seguridad propias de la atención odontológica.
Encargados, proveedores, transmisión y transferencia
Para operar el sitio y prestar los servicios pueden intervenir proveedores de alojamiento, correo, mensajería, agenda, facturación, almacenamiento, soporte tecnológico u otros servicios necesarios. Cuando actúen como encargados del tratamiento, deberán tratar la información conforme a las instrucciones y obligaciones legales aplicables.
Los datos podrán ser comunicados o suministrados a autoridades competentes, profesionales o terceros legitimados cuando exista una obligación legal, autorización válida o una circunstancia que permita el tratamiento conforme al ordenamiento jurídico.
Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos, se observarán las reglas y garantías previstas en la legislación colombiana aplicable.
Cookies y tecnologías similares
El sitio puede utilizar cookies o tecnologías similares para funciones esenciales, seguridad, preferencias, medición de audiencia o mejora de la experiencia, según la configuración técnica implementada.
El usuario puede gestionar o bloquear determinadas cookies desde la configuración de su navegador. Algunas funciones podrían verse afectadas si se deshabilitan tecnologías necesarias para el funcionamiento del sitio.
Vigencia y modificaciones
Esta Política de Privacidad entra en vigor desde su publicación y permanecerá vigente mientras exista tratamiento de datos personales bajo su alcance.
Podrá actualizarse para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en las finalidades de tratamiento. La versión vigente será la publicada en este sitio y deberá indicar su fecha de actualización.